Zlepšení vnitrofiremní komunikace.

Pokrok nezastavíš, říká se. Stačí zrušit nebo jen znesnadnit komunikaci, a je po pokroku!

Zlepšení vnitrofiremní komunikace

  • „Jak to, že nemáš ten metodický pokyn? Vždyť jsem ti ho posílal před třemi týdny mailem“! „Promiňte, šéfe já to asi nějak přehlídnul a do starý pošty už nekoukám“…
  • Když potřebujete uspořádat jednání několika lidí, musíte pověřit asistentku koordinací, aby zjistila, kdy kdo má čas a aby průběžně obvolávala ostatní, když někdo z účastníků termín posune. Nebo můžete mít šikovný SW, se kterým je to hračka.
  • Když si uživatel pustí internetový prohlížeč, má jako výchozí stránku systémově „vnucenou“ firemní nástěnku? Není to složité a je to opravdu efektivní.
  • V zakázkové dokumentaci máte určitě pořádek a každý ví, kde co najde. Ale jak je to s vnitrofiremními dokumenty?
  • Je pro Vás snadné mít přehled, kdy jste komu zadal jaký úkol, v jakém je teď stavu, na čem případně „visí“ a kolik práce už si vyžádal?
  • Líbilo by se Vám, kdyby každý projekt měl svoji digitální „nástěnku“, kde by na jednom místě byly přehledně všechny související kontakty, dokumenty, plán milníků, kontrol plnění a dalších termínů popř. jiné související informace?

Jak Vám můžeme zlepšit vnitrofiremní komunikaci?

  • Dnes už většina poštovních serverů obsahuje nádstavbu, zvanou „groupware“. Groupware se česky trochu krkolomně a někdy i nadneseně překládá jako „systém pro skupinovou spolupráci“. Ať už je překlad jakýkoli, groupware umožní uživatelům:
Vzájemné sdílení kontaktů, plánování schůzek, jednoduché vedení a přidělování úkolů.
Pěknou funkcí těchto systémů bývá možnost určit tzv. „delegáta“, který má právo pracovat s Vašimi maily, schůzkami, kontakty a popř. úkoly. Nebojte se, delegát nevidí do všeho. Můžete definovat, do které „agendy“ vidí (tj. zda třeba pouze do schůzek) a zda má právo jen položky prohlížet nebo i upravovat. Tímto řešením se odstraňuje častý nešvar, spočívající ve vyzrazení svých přihlašovacích údajů zastupujícímu kolegovi např. v době dovolené.
  • Existují i řešení pro vnitrofiremní chat (tj. něco jako Skype nebo ICQ), mnohá také s možností hlasové komunikace. Některá z těchto řešení nabízejí i možnost konferenčních hovorů a ta nejkomfortnější i sdílení části plochy Vašeho monitoru mezi účastníky konferenčního hovoru. Můžete se tak s kolegy z různých konců republiky nebo světa vidět, slyšet a diskutovat nad výkresem, smlouvou nebo jiným dokumentem.
  • Víte, že existují krásná řešení pro přehlednou práci s úkoly? Zvládají nejen evidenci, ale i přidělování, kooperaci, sledování stavů, vykazování provedené činnosti a mnohé další. Jsem přesvědčen, že ušetří mnoho času, odstraní nutnost porad a umožňují také hladkou spolupráci týmů geograficky „rozesetých“ nebo přímo virtuálních.

Můžete navrhnout:

Hodně věcí vyřeší stará, dobrá a dnes poněkud zesměšňovaná nástěnka. Je to levné a spolehlivé. Když tam napíšu, že zítra nepoteče voda, budou to všichni za chvíli vědět!

Tahle metoda bez diskuze funguje tam, kde všichni pracují v jedné budově a všichni chodí kolem nástěnky. Jak na ni ale umístíte odkaz na normy v PDF? Nebo třeba odkaz na web produktu? Také fyzická nástěnka s projektovými kontakty a informacemi není dobrý nápad – nelze řídit přístupová práva a kontaktní informace se musí opisovat.

Kontaktujte nás



info telefon

+420 606 716 935 

Volejte každý všední den 8.00 - 16.00 hodin

info E-mail

info@x9.cz

Pobočka

Kollárova 647/15, Kroměříž

Ukázat na mapě >
Potkejme se online
Společnost je zapsána ve složce C 61107 vedené u Krajského soudu v Brně